Come funziona la rilevazione delle presenze in cloud

La rilevazione delle presenze è un’operazione fondamentale per qualsiasi azienda, specialmente in seguito alla diffusione delle nuove modalità di lavoro flessibile.

È fondamentale avvalersi di strumenti ad hoc per la rilevazione delle presenze, affinché questa sia efficace, evitando confusione ed errori nei dati (come avviene, ad esempio, con Excel e i fogli di carta).

La tecnologia in cloud offre un valido aiuto alla rilevazione delle presenze, in quanto garantisce la sicurezza dei dati (che vengono salvati in server sicuri e su cui viene eseguito il backup automatico) e permette la timbratura ai dipendenti da qualsiasi dispositivo, PC, smartphone e tablet.

Può essere perciò considerata un valido supporto anche nella gestione di nuove forme di lavoro, come lo smart working, il lavoro ibrido e da remoto.

Ad esempio, un programma come Dipendenti in Cloud, software di rilevazione presenze pensato per rendere questo compito più semplice sia per i datori di lavoro che per i loro collaboratori, si rivela una soluzione particolarmente interessante.

Permette infatti ai dipendenti di timbrare da qualsiasi dispositivo, (PC, smartphone e tablet) e da ogni luogo, condividendo le informazioni con le varie figure che si occupano della gestione delle risorse umane.

Cos'è la rilevazione presenze?

Quando si parla di rilevazione delle presenze, si fa riferimento a un'azione ben precisa: la registrazione dell'orario di lavoro effettuato da un collaboratore o da un dipendente.

L'obiettivo è rilevare sia l'ora di inizio sia quella di fine della giornata lavorativa, con la possibilità di inserire rilevazioni intermedie, ad esempio durante le pause.

Dal punto di vista pratico, per effettuare la rilevazione delle presenze occorre procedere con la cosiddetta timbratura. Di cosa si tratta? In sostanza, consiste nell'inserire un cartellino all'interno di un marcatempo o di un'apparecchiatura dedicata, per registrare l'inizio e la fine del turno di lavoro.

Grazie alle ultime innovazioni digitali, la timbratura e la rilevazione delle presenze possono oggi essere effettuate tramite software che operano in cloud: questa soluzione è considerata la più innovativa ed efficace. Scopriamo il motivo confrontandola con i metodi tradizionali.

Gli strumenti classici per la rilevazione delle presenze e la tecnologia cloud

Gli strumenti tradizionali utilizzati per la timbratura e la rilevazione delle presenze includono:

• Cartellini e marcatempo: il dipendente utilizza un cartellino cartaceo o di altro materiale, che viene inserito in un dispositivo detto marcatempo. Questa soluzione è adatta per aziende in cui tutto il personale lavora in sede, ma richiede un investimento significativo.

• Badge e marcatempo: il cartellino cartaceo viene sostituito da un badge. Sebbene questa soluzione offra alcuni vantaggi rispetto alla precedente, presenta lo svantaggio che il badge può essere facilmente smarrito dal dipendente.

• Timbratura tramite PC: il dipendente registra la propria presenza cliccando su un pulsante del computer aziendale. Questa soluzione è più versatile, ma presenta la limitazione di richiedere un dispositivo specifico.

• Timbratrice mobile: un dispositivo trasportabile tra le varie sedi aziendali, che rappresenta un'alternativa ai marcatempo tradizionali, ma comporta comunque un investimento significativo.

La rilevazione delle presenze con tecnologia cloud rappresenta una soluzione all'avanguardia, in grado di ottimizzare operazioni come archiviazione, elaborazione e trasmissione dei dati.

Questa tecnologia si basa su Internet e utilizza una rete di server interconnessi. Per migliorare l'efficienza nella rilevazione delle presenze, si avvale di software dedicati. Vediamo i principali vantaggi.

I vantaggi di un software per la rilevazione delle presenze in cloud

L'adozione di un software cloud per la rilevazione delle presenze offre numerosi benefici, tra cui:

• Flessibilità: consente di effettuare la timbratura in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e tramite qualsiasi dispositivo, risultando ideale anche per chi lavora da remoto o fuori sede.

• Monitoraggio: l'amministratore può controllare le presenze, accedendo alla propria area riservata tramite browser, è sufficiente una connessione ad internet.

• Archiviazione sicura e accessibile: i dati vengono conservati in modo preciso e sicuro, con accesso sia da pc che da dispositivi mobili. La consultazione risulta semplice e veloce, facilitando eventuali controlli.

• Risparmio sui costi: a fronte di un investimento iniziale contenuto, si ottiene un'efficienza maggiore nella gestione della rilevazione delle presenze, riducendo i costi operativi.

L'integrazione della tecnologia cloud nei processi aziendali rappresenta, dunque, una scelta strategica per ottimizzare la gestione delle risorse umane e migliorare l'efficienza organizzativa.