Eventi aziendali: suggerimenti per organizzarli al meglio

1.Eventi aziendali: suggerimenti per organizzarli al meglio

Organizzare un evento aziendale non è certo un’impresa di poco conto; esiste infatti il concreto rischio di non soddisfare appieno le aspettative dei propri clienti e/o dei propri partner commerciali; ciò potrebbe essere non solo inutile per gli scopi che ci siamo prefissi, ma addirittura controproducente (insomma, un vero e proprio boomerang commerciale). È quindi importante, per organizzare al meglio un evento aziendale, pianificare con attenzione tutti i minimi dettagli. A tale scopo, forniremo di seguito una serie di consigli che potrebbero tornare molto utili.

2.Quale budget destinare all’evento?

Ogni evento aziendale, piccolo o grande che sia, comporta inevitabilmente un esborso economico; è quindi necessario, prima di pianificare qualsiasi attività inerente all’evento, definire con chiarezza il budget che a esso deve essere destinato. Una volta definito esattamente l’esborso economico, si dovranno prendere in analisi tutti i costi necessari all’organizzazione riservando una quota anche a eventuali imprevisti; così facendo potremo renderci perfettamente conto se la cifra che intendiamo destinare all’evento è corretta oppure no. Nel caso in cui il budget desiderato risulti non sufficiente a coprire tutte le spese previste, non ci sono molte strade: o aumentiamo il budget oppure eliminiamo o riduciamo alcune voci di spesa, ovviamente quelle che si ritengono non fondamentali per una corretta riuscita dell’evento. L’extrema ratio è organizzare qualcosa di totalmente diverso.

Il budget deve tenere conto di varie voci di costo fra cui le spese relative alla location, ai servizi logistici e tecnologici, al catering, all’eventuale ospitalità alberghiera, al noleggio di attrezzature, alle consulenze, allo staff, alla sicurezza, ai relatori, ai gadget personalizzati.

Merita un cenno ulteriore quest’ultima voce; i gadget personalizzati sono infatti un must irrinunciabile nel caso di feste ed eventi aziendali perché sono uno strumento di marketing davvero efficace e che ha una validità di lungo termine; fra i tanti esempi di gadget adatti per eventi e feste aziendali vi sono per esempio i bicchieri riutilizzabili personalizzati, i lanyard porta badge personalizzati (utili per identificare partecipanti e staff), le caramelle con logo aziendale oppure taglieri, apribottiglie o accessori da cucina (ideali nel caso di aziende che operano nel settore food) oppure regali aziendali ecologici (perfetti nel caso di eventi organizzati da imprese che operano nel settore green) ecc.

3.Chi sono i destinatari dell’evento aziendale?

Quando si organizza un qualsiasi evento è fondamentale chiedersi quali siano le caratteristiche dei destinatari, ovvero del cosiddetto target di riferimento; nel caso di eventi aziendali i destinatari potrebbero essere i clienti (il caso più frequente), ma anche i fornitori, gli agenti di commercio e altri partner commerciali; è anche possibile che l’evento coinvolga tutte queste figure in toto. A seconda del tipo di evento che si vuole organizzare e a seconda delle dimensioni dell’azienda, è possibile che sia addirittura necessaria una ricerca di mercato per scegliere le persone da coinvolgere (di norma le indagini di mercato vengono effettuate quando i destinatari sono i cosiddetti consumer).

4.Quali sono gli obiettivi dell’evento aziendale?

Questo è un punto fondamentale dell’organizzazione dell’evento; per esempio, nel caso esso sia destinato a un pubblico consumer è fondamentale che siano chiari gli obiettivi che ci si pongono, come per esempio: aumentare la propria clientela del 15%, aumentare le vendite annuali del 10%; in altri casi l’obiettivo potrebbe essere migliorare i rapporti fra i dipendenti (nel caso di eventi aziendali interni), miglioramento dei rapporti con i cittadini (nel caso di imprese che operano nei servizi pubblici) ecc.

5.Scelta della location

Molti ritengono che la scelta della giusta location sia alla base della riuscita di un qualsiasi evento, non solo quelli aziendali; scegliere una location adeguata è sicuramente importantissimo, ma è altrettanto vero che scegliere la sede perfetta potrebbe non essere sufficiente se tutti gli altri punti dell’organizzazione non sono all’altezza delle aspettative di coloro che partecipano all’evento. Comunque sia, tutti sono concordi che l’occhio vuole la sua parte e quindi è opportuno dare alla location il peso che merita. I principali punti da tenere in considerazione sono la tipologia di incontro (a seconda dei casi si possono scegliere ambienti più o meno formali), la posizione (la sede dell’evento deve essere facilmente raggiungibile; non è opportuno infatti che i partecipanti abbiano difficoltà per arrivare all’incontro), le dimensioni (che dovranno essere adeguate al numero di invitati) e l’affidabilità del proprietario della struttura (che deve garantire una grandissima professionalità, anche per gestire eventuali problemi e imprevisti). Un aspetto sicuramente da considerare è che la location scelta sia in grado di garantire un’adeguata copertura Internet, ormai indispensabile in qualsiasi contesto.

6.In quale data organizzare l’evento?

La data dell’evento non è certo un elemento da prendere sottogamba; scegliere la data sbagliata può compromettere tutto il lavoro svolto in precedenza. Sono molti i fattori da prendere in considerazione per non commettere errori: il target di riferimento (se organizziamo di luglio o di agosto un evento aziendale destinato agli operatori balneari, il rischio di un clamoroso flop è dietro l’angolo; difficilmente potrà partecipare all’evento chi in quei mesi è impegnato moltissimo sul fronte lavorativo), la stagione (meglio periodi di clima mite piuttosto che mesi freddi, nebbiosi o piovosi), festività locali o nazionali (dipende dal target di riferimento), eventi aziendali concomitanti ecc.